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10 consejos sobre cómo cumplir con los plazos y ser más productivos

¿Está cansado de perseguir plazos y forzarse a producir un producto final significativo que cumpla con los requisitos de su jefe o cliente? Apuesto a que sí.

La clave para cumplir con éxito un plazo de entrega mientras mantiene su productividad es hacer que el plazo sea su amigo. ¿Suena imposible? En realidad, es muy fácil lograrlo si se lo aborda desde el ángulo correcto. No ejerza demasiada presión, no se estrese y se encontrará completamente capaz de cumplir con los plazos de entrega mientras mantiene sus resultados de rendimiento en lo más alto.

Nunca olvides que no importa lo que hagas, ¡necesitas BESAR!

Sí, lo has leído correctamente – esta abreviatura es la clave para tener éxito tanto en el trabajo como en tu tiempo libre y puede hacer magia cuando necesites encontrar tu mojo y ser más productivo mientras trabajas con un plazo de entrega más ajustado.

Por lo tanto, aquí está el primer consejo que debe seguir en su trabajo, sin importar cuán estrictos sean los plazos de entrega o el número de tareas que deba realizar para realizar el trabajo:

1. KISS – Sea breve y sencillo

No importa si estás escribiendo un ensayo académico o un código de computadora, el truco es hacer las cosas simples y dividir la tarea en trozos más pequeños que toman menos tiempo en completarse.

Confucio dijo que “la vida es realmente sencilla, pero nosotros insistimos en complicarla”. El dicho es particularmente cierto cuando se trata de trabajar en un proyecto y cumplir con un plazo específico. La simplificación de una tarea es la clave para cumplir con éxito los plazos de entrega y mantenerse productivo hasta el final.

Para tener éxito en el cumplimiento de los plazos, usted necesita aprender a establecerlos. Fijar correctamente la fecha límite significa que ya ha completado la mitad del trabajo. Aquí hay 10 consejos que le harán la vida más fácil cuando se trata de su cordura en el trabajo. Son fáciles de aplicar pero producen grandes resultados, especialmente cuando se tiene el hábito de usarlos.

2. Dividir y conquistar

¿Cuál es la estrategia de divide y vencerás? Básicamente, es un poder que rompe otro poder en pedazos más pequeños para tomar el control de ellos uno por uno. La estrategia también implica tomar el control de los fondos y recursos del “enemigo” conquistado.

El principio es muy útil en el trabajo, especialmente si el plazo de entrega es superior a un día. Divida la tarea en partes más pequeñas y manejables. Un plazo más largo es menos motivador. Cuando sientes que necesitas mover una montaña en un día, no estás ansioso por empezar a trabajar, ¿verdad?

¿Pero qué hay de tener que completar una tarea de 10 minutos? Dividir el proyecto en trozos más pequeños de segmentos de 10 minutos es una forma revolucionaria de mejorar su productividad. Incluso puede convertirse en una carrera contigo mismo – qué más puedo hacer en estos 10 minutos – escribir el esquema de un informe, ordenar la lista de clientes por correo electrónico según sus preferencias, etc. Puede configurar un temporizador que indique cuándo ha pasado el tiempo para evitar mirar el reloj.

Si 10 minutos es un período demasiado corto para usted, escoja un período de tiempo diferente: 30, 60 o 90 minutos, pero no mucho más.

3. Utilizar la planificación regresiva

La planificación regresiva es bastante eficiente en caso de que su proyecto tienda a prolongarse. Fije primero una fecha límite y luego elija el mejor enfoque para lograrlo. La estrategia hace uso de la ley de Parkinson, que básicamente establece que una acción puede llevarte tanto tiempo como el tiempo que le dediques.

Diga que necesita escribir un correo electrónico y no otra tarea importante para el día. Puedes pasar horas eligiendo los emojis adecuados para incluir o la fuente que mejor se adapte a tu estado de ánimo actual, etc. Sin embargo, si te das media hora, te concentrarás en la esencia y terminarás la tarea a tiempo sin demorarte demasiado. Esta es la clave para ser productivo en lo que haces.

4. Haga que sus plazos sean urgentes

Para completar su tarea, es mejor fijar una fecha límite que implique urgencia. Imagine que tiene que escribir un informe que se debe entregar en 2 meses. Lo más probable es que usted lo posponga hasta el último momento y luego probablemente pueda terminarlo sólo después de pasar toda la noche.

Si no hay un sentido de urgencia, usted va a recurrir constantemente a cosas que son más urgentes o simplemente más divertidas. La solución: hacer que el proyecto más difícil sea el más urgente. Establezca una fecha límite lo más cercana posible al momento actual y empiece a trabajar en ello.

5. Marque su progreso

Para ser realmente productivo, marque sus resultados y no el tiempo que le ha llevado alcanzarlos. Al dividir la tarea en partes más pequeñas y celebrar cada piedra angular, usted obtiene una sensación de logro que lo motiva a seguir adelante. Usted quiere más y más de estas pequeñas victorias, lo que hace que el cumplimiento de su plazo sea un proceso mucho más feliz de lo que usted ha pensado.

6. Incluir revisiones regulares

Si tiene un plazo de entrega más largo, asegúrese de incluir revisiones periódicas para comprobar que va por buen camino. En caso de que tenga un mes para completar una tarea, revise su progreso por lo menos cada semana. Usted será capaz de analizar lo que salió mal y lo que funcionó bien y planificar más eficientemente sus próximos pasos.

7. No establecer fechas límite para el robot

Eres un ser humano que vive y respira y que necesita comer, dormir y divertirse. Téngalo en cuenta cuando fije la fecha límite. No eres un robot que puede trabajar 16 horas seguidas para completar una tarea. Una marcha de la muerte no le ha hecho bien a nadie. Y aunque consiga cumplir un plazo tan estricto una vez, no querrá convertirlo en un enfoque habitual del trabajo. Dese tiempo para relajarse y distraerse para ser más productivo.

8. Piense en la Ley de Hofstadter

A la hora de fijar un plazo, especialmente para un proyecto más complejo, es bueno tener en cuenta la Ley de Hofstadter. Su idea es que cualquier cosa suele tardar mucho más de lo que piensas. Entonces, ¿cómo determinar una fecha límite viable? Un chiste común en el ámbito de la TI dice que hay que duplicar el tiempo que se cree que se necesita y luego añadirle 6 meses. Si dejamos la broma a un lado, lo importante es ser paciente y realista sobre tus habilidades y darte tiempo suficiente para completar una tarea, especialmente una compleja.

9. Ponga su fecha límite por escrito

Cualquier plazo superior a un día debe ser anotado. Una vez que lo pones por escrito, se convierte en una meta y no en una mera intención. La gente tiende a ser más responsable hacia las metas y promesas escritas que hacia las palabras.

Además, al escribirlo, también puede hacer uso de la estrategia de divide y vencerás y establecer fechas límite separadas para cada porción más pequeña que se pueda procesar. Y sabes que? Esto también le ayudará a medir sus resultados y a protegerse después de cada logro.

10. Determine su proyecto: ¿Barato, rápido o bueno?

En su libro My Start-Up Life , Ben Casnocha dice que un proyecto sólo puede tener dos de las tres características principales de cualquier tarea: buena, barata y rápida. ¿Quiénes somos nosotros para discutir? Por lo tanto, la próxima vez que piense en un plazo viable para su proyecto, primero determine si será bueno y rápido o barato y bueno. Luego, fije una fecha límite que cumpla con estos criterios específicos y que dirija sus esfuerzos hacia el logro de la meta.

Usted puede ver esto como otra forma de priorizar. ¿Qué es lo más importante para la tarea? ¿Es para completarlo rápido? ¿Importa el precio? ¿Qué importancia tiene la calidad en el retorno de la inversión en general? Profundice un poco más en el asunto y llegará con la fecha límite adecuada que también establece el tono de todo su trabajo en el proyecto.

Consejo adicional: Encuentra el eslabón débil

No importa lo que pensemos o hagamos, siempre hay un eslabón débil. Si logra identificarla con éxito, podrá guardar sus planes. Averigüe qué puede llevarle más tiempo o incluso arruinar el proyecto y terminarlo primero.

Al tener una idea de lo que puede esperar, puede dar formato a sus plazos y trabajar con menos presión.

Cuando empiece a aplicar los consejos anteriores, verá cómo su vida laboral mejorará significativamente y su día transcurrirá sin problemas y sin mucho estrés. Trabajar más inteligentemente, no más duro es el lema de los empresarios exitosos y puede aplicarlo en todos los aspectos de su trabajo y, por qué no, en su vida personal también. No trate de hacer varias tareas a la vez. Esto no es tan eficiente como nos atraemos a nosotros mismos a pensar. Es mejor concentrarse en una cosa y completarla, en lugar de cambiar su atención constantemente entre las tareas. Hágalo tan simple como almorzar – primero los aperitivos, luego el plato principal y al final el postre. Tenerlos todos a la vez no sabrá tan bien. Lo mismo sucede con el trabajo: divídelo en trozos y devóralos uno por uno, recompensándote en cada logro.

Una vez que haya dominado el arte de cumplir con los plazos, no sea egoísta y comparta el conocimiento con sus colegas. Adoptar la actitud de “He estado allí, hice eso, tengo una camiseta”. No te avergüences de estar orgulloso del trabajo que has hecho y aprende a aceptar los elogios que mereces.

Por último, pero no por ello menos importante, no olvides nunca comunicarte con tu equipo, tus compañeros, tus superiores. Esta es la mejor manera de aclarar cualquier malentendido y evitar repeticiones innecesarias y pérdidas de tiempo.